Pharmacies Familiprix · Xero · Service géréFamiliprix pharmacies · Xero · Managed service
Vos fichiers Familiprix, comptabilisés dans Xero, sans saisie. Your Familiprix files, posted to Xero, no data entry.
Chaque semaine, la bannière envoie par courriel ses fichiers Acomba (CFIMPORT) : les factures et notes de crédit, puis l'avis de prélèvement préautorisé. Namaca les reçoit, les valide contre votre plan comptable réel, les comptabilise dans Xero et vous envoie un rapport par fichier, en français. Aucune intervention manuelle au quotidien; les exceptions sont signalées, jamais devinées. Every week, the banner emails its Acomba (CFIMPORT) files: the invoices and credit notes, then the pre-authorized debit advice. Namaca receives them, validates them against your live chart of accounts, posts them to Xero and sends you a report per file. Unattended day to day; exceptions are surfaced, never guessed.
Extrait du journal : un cycle hebdomadaire réel, en productionJournal extract: one real weekly cycle, in production 2026-09-09
| 163 | documents (129 factures, 34 notes de crédit) reçus de la bannière et comptabilisés dans Xero en un seul cycle hebdomadaire : 6 fichiers, 3 pharmacies documents (129 invoices, 34 credit notes) received from the banner and posted to Xero in a single weekly cycle: 6 files, 3 pharmacies | ✓ comptabiliséposted |
| 668 | lignes de grand livre ventilées par la bannière, vérifiées contre le plan comptable en direct et écrites dans Xero la même semaine, sans une seule ressaisie ledger lines coded by the banner, checked against the live chart of accounts and written to Xero that same week, without a single line re-keyed | ✓ vérifiéverified |
| ≈ 175 | lignes de prélèvement préautorisé appariées chaque semaine à leur facture pour ces mêmes pharmacies, réglées au brut, crédits et escompte compris; de 42 à 53 lignes par pharmacie en moyenne pre-authorized debit lines matched to their invoice every week for the same pharmacies, settled at gross, credits and discount included; 42 to 53 lines per pharmacy on average | ✓ appariématched |
| 0 | saisie manuelle : aucun téléchargement, aucun classement dans des dossiers, aucun import à la main manual entry: no downloading, no filing into folders, no hand-made imports | ✓ en servicelive |
Le point de départThe starting point
Deux fichiers par semaine, par pharmacie, que quelqu'un ressaisit. Two files a week, per pharmacy, that someone re-keys.
Familiprix transmet à chaque pharmacie ses achats sous forme de fichiers Acomba à largeur fixe : un fichier de factures et de notes de crédit, ventilé compte par compte selon le formulaire de mappage de la bannière, puis un avis de prélèvement préautorisé qui règle les factures ouvertes, escompte déduit. Ces fichiers sont conçus pour Acomba. Sur Xero, ils finissent en saisie manuelle, en import CSV bricolé ou dans une pile pour la fin du mois, avec les erreurs de ventilation, de taxes et de doublons que ça implique. Familiprix sends each pharmacy its purchases as fixed-width Acomba files: a file of invoices and credit notes, coded account by account according to the banner's mapping form, then a pre-authorized debit advice that settles the open invoices, discount deducted. These files are built for Acomba. On Xero, they end up as manual entry, a hand-made CSV import or a month-end pile, with the coding, tax and duplicate errors that come with it.
Le fichier de facturesThe invoice file
Factures et notes de crédit de la semaine, chaque ligne codée à un compte du grand livre, taxes ventilées, total par document. Un même fichier peut chevaucher deux mois. The week's invoices and credit notes, every line coded to a ledger account, taxes broken out, a total per document. One file can span two months.
L'avis de prélèvementThe debit advice
La liste des factures réglées par prélèvement préautorisé, les crédits appliqués et l'escompte de paiement, pour un seul débit bancaire net. The list of invoices settled by pre-authorized debit, the credits applied and the payment discount, for a single net bank debit.
Plusieurs numéros de clientSeveral client numbers
Une même pharmacie a souvent plusieurs numéros de client et plusieurs sites à la bannière (laboratoire, magasin, préparation d'ordonnances), chacun avec son fournisseur et sa section de suivi dans Xero. One pharmacy often has several client numbers and several banner sites (lab, front store, prescription packaging), each with its own supplier and tracking section in Xero.
Comment ça fonctionneHow it works
Du courriel de la bannière au grand livre, en cinq étapes. From the banner's email to the ledger, in five steps.
Aucun changement chez Familiprix, aucun changement dans Xero. Le fichier reste le fichier de la bannière; le plan comptable reste le vôtre. No change at Familiprix, no change in Xero. The file stays the banner's file; the chart of accounts stays yours.
Le courriel arriveThe email arrives
La bannière ajoute une adresse Namaca à son envoi, ou vous faites suivre ses courriels. Aucun dossier à tenir, aucun fichier à renommer : la pièce jointe se dépose d'elle-même dans une boîte de réception unique, et l'enveloppe (expéditeur, date, objet) est conservée avec le fichier comme trace. The banner adds a Namaca address to its distribution, or you forward its emails. No folders to maintain, no files to rename: the attachment drops itself into a single inbox, and the envelope (sender, date, subject) is kept with the file as a trace.
courriel → pièce jointe → boîte de réception unique · enveloppe conservéeemail → attachment → single inbox · envelope keptLe fichier se route lui-mêmeThe file routes itself
Le numéro de client et le site inscrits dans l'en-tête du fichier disent à quelle pharmacie, à quelle section et à quel fournisseur Xero il appartient. Jamais le nom du fichier, jamais le dossier : les deux se trompent trop souvent. Un code qui n'a pas été intégré met le fichier en attente; rien n'est deviné. The client number and site in the file's header say which pharmacy, which section and which Xero supplier it belongs to. Never the file name, never the folder: both are wrong too often. A code that has not been onboarded puts the file on hold; nothing is guessed.
en-tête → pharmacie · section · fournisseurheader → pharmacy · section · supplierValidation avant la première écritureValidation before the first entry
Chaque document doit balancer au cent avec son total. Chaque compte du fichier doit exister dans votre plan comptable en direct, être actif et ne pas être un compte bancaire. Les options de suivi, le fournisseur et les documents déjà présents dans Xero sont vérifiés. Un fichier déjà traité, même transféré une deuxième fois, est écarté sans rien comptabiliser. Every document must balance to the cent against its total. Every account in the file must exist in your live chart of accounts, be active and not be a bank account. Tracking options, the supplier and documents already in Xero are checked. A file already processed, even forwarded a second time, is set aside without posting anything.
total au cent · plan comptable en direct · suivi · fournisseur · doublonstotal to the cent · live chart · tracking · supplier · duplicatesComptabilisation dans XeroPosting to Xero
Les factures et notes de crédit sont créées avec le code de grand livre de chaque ligne, les taxes (TPS, TVQ) aux comptes prévus et la section en catégorie de suivi. À l'avis de prélèvement, chaque facture ouverte est réglée au montant brut, les crédits remboursés et l'escompte passé en note de crédit : le mouvement bancaire net égale le débit réel, au cent. Invoices and credit notes are created with each line's ledger code, taxes (GST, QST) in the intended accounts and the section as a tracking category. On the debit advice, each open invoice is settled at gross, credits are refunded and the discount becomes a credit note: the net bank movement equals the actual debit, to the cent.
factures · notes de crédit · paiements · escompte → net à la banqueinvoices · credit notes · payments · discount → net to bankUn rapport par fichier, en françaisOne report per file, in plain language
La pharmacie, votre cabinet ou les deux reçoivent un courriel dont l'objet dit déjà le résultat : « 36/36 enregistrés, aucune exception » ou « bloqué, rien enregistré, voir la raison ». Le rapport nomme chaque document avec son lien direct dans Xero et explique chaque exception en mots simples : ce qui s'est passé, ce que ça change au grand livre, quoi faire. Classeur Excel joint. The pharmacy, your firm or both receive an email whose subject already states the outcome: "36/36 recorded, no exceptions" or "blocked, nothing recorded, see why". The report names every document with its direct link into Xero and explains each exception in plain words: what happened, what it means for the ledger, what to do. Excel workbook attached.
objet = résultat · lien Xero par document · exceptions expliquées · .xlsxsubject = outcome · Xero link per document · exceptions explained · .xlsxExemples de rapports (pharmacies anonymisées)Report examples (sent in French; pharmacies anonymized)
| F 0982114 | Facture · Familiprix LABO · 2026-09-02 · section LABOInvoice · Familiprix LABO · 2026-09-02 · section LABO | Xero ↗ |
| F 0982131 | Facture · Familiprix LABO · 2026-09-03 · section LABOInvoice · Familiprix LABO · 2026-09-03 · section LABO | Xero ↗ |
| C 0982140 | Note de crédit · Familiprix LABO · 2026-09-04 · section LABOCredit note · Familiprix LABO · 2026-09-04 · section LABO | Xero ↗ |
| 36 documents · total du fichier = total Xero · 0 exception · classeur .xlsx joint36 documents · file total = Xero total · 0 exceptions · .xlsx attached | ||
Raison. Le compte 5202 utilisé dans ce fichier n'existe pas dans votre plan comptable Xero. Créez-le, ou faites corriger le mappage par la bannière, puis remettez le fichier en file. Rien n'a été enregistré. Reason. Account 5202 used in this file does not exist in your Xero chart of accounts. Create it, or have the banner correct the mapping, then re-queue the file. Nothing was recorded.
ContrôleControl
Sans intervention au quotidien. Jamais sans contrôle. Unattended day to day. Never uncontrolled.
Chaque pharmacie choisit son niveau d'autonomie et peut en changer à tout moment. Six garde-fous s'appliquent dans tous les cas, dans l'ordre, et chacun arrête le fichier avant la première écriture. Each pharmacy chooses its level of autonomy and can change it at any time. Six safeguards apply in every case, in order, and each one stops the file before the first entry.
RévisionReview
Le système lit, valide et rapporte. Rien n'est écrit dans Xero. C'est le mode de départ de toute pharmacie : une semaine en parallèle de votre processus actuel, pour comparer. The system reads, validates and reports. Nothing is written to Xero. Every pharmacy starts here: one week alongside your current process, to compare.
BrouillonDraft
Les documents sont créés en brouillon dans Xero. Vous les approuvez dans Xero même, par lot, d'un clic. Documents are created as drafts in Xero. You approve them in Xero itself, in batches, with one click.
AutoriséAuthorised
Les documents sont créés et autorisés. Le rapport vous dit ce qui a été fait; les exceptions restent bloquées avant toute écriture. Documents are created and authorised. The report tells you what was done; exceptions stay blocked before any entry.
Les six garde-fous, dans l'ordreThe six safeguards, in order
DoublonDuplicate
Un fichier déjà traité, même sous un autre nom ou dans un deuxième courriel, est reconnu à son contenu et écarté. Rien ne se comptabilise deux fois. A file already processed, even under another name or in a second email, is recognized by its content and set aside. Nothing posts twice.
Client ou site inconnuUnknown client or site
Un numéro de client ou un site qui n'a pas été intégré met le fichier en attente d'intégration. Le système ne devine jamais une pharmacie. A client number or site that has not been onboarded puts the file on hold. The system never guesses a pharmacy.
Total qui ne balance pasTotal that doesn't balance
Un document dont les lignes ne font pas son total arrête le fichier avant toute écriture, et le rapport le nomme pour que vous le signaliez à la bannière. A document whose lines don't add up to its total stops the file before any entry, and the report names it so you can flag it to the banner.
Compte absent, archivé ou bancaireMissing, archived or bank account
Chaque compte est vérifié contre votre plan comptable en direct, pas contre une copie. Un compte manquant bloque le fichier; le rapport dit lequel, et quoi faire. Every account is checked against your live chart of accounts, not a copy. A missing account blocks the file; the report says which one, and what to do.
Mappage non confirméUnconfirmed mapping
Tant que le mappage d'une pharmacie n'a pas été confirmé par écrit à l'intégration, elle ne peut pas comptabiliser sans surveillance, quel que soit son mode. Until a pharmacy's mapping has been confirmed in writing at onboarding, it cannot post unattended, whatever its mode.
Exception en prévolPre-flight exception
Toute exception au contrôle de prévol retient le lot en entier, même en mode autorisé. Le passage forcé existe, mais il est manuel et délibéré. Any pre-flight exception holds the whole batch, even in authorised mode. An override exists, but it is manual and deliberate.
Cabinets comptablesAccounting firms
Conçu pour un cabinet qui tient plusieurs pharmacies. Built for a firm that keeps the books of several pharmacies.
Le service tourne d'abord pour nos propres pharmacies clientes. Il a ensuite été bâti pour un cabinet qui tient les livres de plusieurs pharmacies Familiprix sur Xero : mêmes fichiers, mêmes règles, un rapport par fichier adressé à qui vous voulez. The service first runs for our own pharmacy clients. It was then built out for a firm keeping the books of several Familiprix pharmacies on Xero: same files, same rules, one report per file addressed to whoever you choose.
Toutes les pharmacies, une seule boîte de réceptionAll the pharmacies, one inbox
Chaque fichier se route par son contenu vers la bonne pharmacie. Personne ne classe, personne ne renomme, et un fichier arrivé dans le mauvais courriel se retrouve quand même au bon endroit. Every file routes by its content to the right pharmacy. Nobody files, nobody renames, and a file that arrived in the wrong email still lands in the right place.
Un rapport par fichier, adressé à qui vous voulezOne report per file, to whoever you choose
La pharmacie, le cabinet, les deux : les destinataires se configurent par pharmacie. Un objet de courriel qui dit le résultat, un classeur joint, un lien vers chaque document dans Xero. The pharmacy, the firm, both: recipients are set per pharmacy. A subject line that states the outcome, an attached workbook, a link to every document in Xero.
Le reclassement des taxes, inclusThe tax reclass, included
Les taxes du fichier arrivent dans des comptes d'attente; en fin de mois, une écriture les ramène dans les comptes de taxes de Xero pour que votre rapport de TPS-TVQ soit juste. Faite pour vous, chaque mois. The file's taxes land in holding accounts; at month-end, one journal moves them into Xero's tax accounts so your GST-QST report is right. Done for you, every month.
Votre Xero, vos règlesYour Xero, your rules
Vous autorisez l'accès à votre organisation Xero et pouvez le retirer à tout moment. Le mode (révision, brouillon, autorisé) se choisit par pharmacie. Ces fichiers ne contiennent aucune donnée de patient : ce sont des factures fournisseurs. You authorise access to your Xero organisation and can revoke it at any time. The mode (review, draft, authorised) is chosen per pharmacy. These files contain no patient data: they are supplier invoices.
IntégrationOnboarding
Quatre étapes, et une semaine en parallèle avant la première écriture. Four steps, and one week in parallel before the first entry.
Profil et formulaire de mappageProfile and mapping form
Nous profilons les fichiers déjà reçus (comptes utilisés, comptes absents de votre plan, fournisseur) et préparons avec vous le formulaire de correspondance de la bannière. Les codes qui arrivent dans le fichier sont déjà vos codes Xero. We profile the files already received (accounts used, accounts missing from your chart, supplier) and prepare the banner's mapping form with you. The codes arriving in the file are already your Xero codes.
Connexion Xero et courrielXero and email connection
Vous autorisez Namaca sur votre organisation Xero. La bannière ajoute notre adresse à son envoi, ou vous créez une règle de transfert. C'est tout. You authorise Namaca on your Xero organisation. The banner adds our address to its distribution, or you create a forwarding rule. That's it.
Une semaine en révisionOne week in review
Le service tourne en parallèle de votre processus actuel, sans rien écrire. Vous comparez ses rapports aux écritures que vous auriez faites, et le mappage est confirmé par écrit. The service runs alongside your current process, writing nothing. You compare its reports to the entries you would have made, and the mapping is confirmed in writing.
Mise en serviceGo-live
Vous choisissez brouillon ou autorisé, par pharmacie, et les destinataires des rapports. Vous cessez de ressaisir. You choose draft or authorised, per pharmacy, and the report recipients. You stop re-keying.
Tarification simpleSimple pricing
Des frais d'intégration uniques par pharmacie, puis un abonnement mensuel fixe par pharmacie. Pas de frais au document, pas de surprise en fin de mois. Demandez la grille tarifaire, ou une démonstration sur vos propres fichiers. A one-time onboarding fee per pharmacy, then a fixed monthly subscription per pharmacy. No per-document fees, no month-end surprises. Ask for the price list, or a demonstration on your own files.
Questions fréquentesFAQ
Ce qu'on nous demande le plus souvent. What we get asked most often.
Faut-il changer quelque chose chez Familiprix ou dans Acomba?Do we have to change anything at Familiprix or in Acomba?
Non. Le fichier est celui que la bannière produit déjà. Il suffit d'ajouter une adresse de réception à son envoi, ou de mettre une règle de transfert dans votre messagerie. No. The file is the one the banner already produces. It only takes adding a receiving address to its distribution, or a forwarding rule in your mailbox.
Que se passe-t-il quand un compte du fichier n'existe pas dans mon plan comptable Xero?What happens when an account in the file doesn't exist in my Xero chart?
Le fichier est retenu avant toute écriture et le rapport nomme le compte. Vous le créez, ou la bannière corrige le mappage; le fichier est remis en file et se comptabilise. The file is held before any entry and the report names the account. You create it, or the banner corrects the mapping; the file is re-queued and posts.
Et si le même fichier arrive deux fois?What if the same file arrives twice?
Il est reconnu à son contenu, pas à son nom, et écarté avec une mention dans le rapport. Rien ne se comptabilise deux fois, même si le courriel a été transféré à la main. It is recognized by its content, not its name, and set aside with a note in the report. Nothing posts twice, even if the email was forwarded by hand.
La pharmacie a plusieurs numéros de client à la bannière. Lequel est lequel?The pharmacy has several client numbers with the banner. Which is which?
C'est fréquent : laboratoire, magasin, préparation d'ordonnances. Chaque numéro et chaque site sont rattachés à la bonne pharmacie, au bon fournisseur Xero et à la bonne section de suivi lors de l'intégration, à partir de la confirmation de la bannière, jamais devinés à partir du fichier. It's common: lab, front store, prescription packaging. Each number and site is tied to the right pharmacy, Xero supplier and tracking section at onboarding, from the banner's confirmation, never guessed from the file.
Le prélèvement arrive avant que les factures soient dans Xero. Que se passe-t-il?The debit advice arrives before the invoices are in Xero. What happens?
Chaque ligne de prélèvement qui ne trouve pas sa facture est signalée dans le rapport, avec le numéro et le montant, et le fichier est retenu. Une fois les factures importées, il est remis en file et s'apparie. Every debit line that can't find its invoice is flagged in the report, with the number and amount, and the file is held. Once the invoices are imported, it is re-queued and matches.
Qui approuve les écritures?Who approves the entries?
Vous décidez, par pharmacie : en mode révision rien n'est écrit; en mode brouillon vous approuvez dans Xero; en mode autorisé le rapport vous informe et les exceptions restent bloquées. Toute pharmacie commence en révision. You decide, per pharmacy: in review mode nothing is written; in draft mode you approve in Xero; in authorised mode the report informs you and exceptions stay blocked. Every pharmacy starts in review.
Y a-t-il des renseignements de patients dans ces fichiers?Is there any patient information in these files?
Non. Ce sont des factures et des avis de prélèvement fournisseurs : numéros de facture, comptes, montants, taxes. Aucun renseignement personnel. No. They are supplier invoices and debit advices: invoice numbers, accounts, amounts, taxes. No personal information.
Prochaine étapeNext step
Une démonstration sur vos propres fichiers, en trente minutes. A demonstration on your own files, in thirty minutes.
Familiprix, Acomba et Xero sont des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs. Namaca est un fournisseur de services indépendant, sans affiliation avec la bannière Familiprix ni avec les éditeurs d'Acomba et de Xero. Familiprix, Acomba and Xero are trademarks of their respective owners. Namaca is an independent service provider, not affiliated with the Familiprix banner or with the publishers of Acomba and Xero.