Pharmacies Familiprix · Xero · Service clé en mainFamiliprix pharmacies · Xero · Turnkey service
Vos fichiers Familiprix comptabilisés dans Xero, sans saisie. Your Familiprix files, posted to Xero, no data entry.
Chaque semaine, la bannière vous envoie par courriel ses fichiers Acomba (CFIMPORT) : d'abord les factures et les notes de crédit, puis l'avis de prélèvement préautorisé. Namaca les reçoit, les vérifie par rapport à votre plan comptable Xero, les comptabilise et vous envoie un rapport pour chaque fichier, en français. Aucune intervention manuelle au quotidien; les exceptions vous sont signalées, rien n'est laissé au hasard. Every week, the banner emails you its Acomba (CFIMPORT) files: first the invoices and credit notes, then the pre-authorized debit advice. Namaca receives them, checks them against your Xero chart of accounts, posts them and sends you a report for each file. No hands-on work day to day; exceptions are flagged, nothing is left to chance.
Une vraie semaine de traitement, en productionA real week of processing, in production Semaine du 9 septembre 2026Week of September 9, 2026
Le point de départThe starting point
Deux fichiers par semaine par pharmacie, que quelqu'un doit ressaisir. Two files a week, per pharmacy, that someone re-keys.
Familiprix transmet à chaque pharmacie ses achats sous forme de fichiers Acomba à largeur fixe : un fichier de factures et de notes de crédit, ventilé compte par compte selon le formulaire de mappage de la bannière, puis un avis de prélèvement préautorisé qui paie les factures impayées, escompte déduit. Ces fichiers sont faits pour Acomba. Avec Xero, ils se retrouvent en saisie manuelle, en importation CSV improvisée ou dans une pile qui attend la fin du mois, avec les erreurs de ventilation, de taxes et de doublons que ça entraîne. Familiprix sends each pharmacy its purchases as fixed-width Acomba files: a file of invoices and credit notes, coded account by account according to the banner's mapping form, then a pre-authorized debit advice that pays the open invoices, discount deducted. These files are built for Acomba. On Xero, they end up as manual entry, a makeshift CSV import or a pile waiting for month-end, with the coding, tax and duplicate errors that come with it.
FacturesInvoices
Le fichier de facturesThe invoice file
Les factures et notes de crédit de la semaine : chaque ligne imputée à un compte du grand livre, les taxes ventilées, un total par document. Un même fichier peut chevaucher deux mois.The week's invoices and credit notes, every line coded to a ledger account, taxes broken out, a total per document. One file can span two months.
PPA
L'avis de prélèvementThe debit advice
La liste des factures payées par prélèvement préautorisé, les notes de crédit appliquées et l'escompte, pour un seul prélèvement net dans votre compte bancaire.The list of invoices paid by pre-authorized debit, the credit notes applied and the discount, for a single net debit to your bank account.
Sites
Plusieurs numéros de clientSeveral client numbers
Une même pharmacie a souvent plusieurs numéros de client et plusieurs sites auprès de la bannière (laboratoire, magasin, préparation d'ordonnances), chacun avec son propre fournisseur et sa section de suivi dans Xero.One pharmacy often has several client numbers and several banner sites (lab, front store, prescription packaging), each with its own supplier and tracking section in Xero.
Comment ça fonctionneHow it works
Du courriel de la bannière au grand livre, en cinq étapes. From the banner's email to the ledger, in five steps.
Rien ne change chez Familiprix ni dans Xero. Le fichier demeure celui de la bannière; le plan comptable demeure le vôtre. Nothing changes at Familiprix or in Xero. The file is still the banner's; the chart of accounts is still yours.
Le courriel arriveThe email arrives
La bannière ajoute une adresse Namaca à sa liste d'envoi, ou vous transférez ses courriels. Aucun dossier à tenir, aucun fichier à renommer : la pièce jointe arrive directement dans une boîte de réception unique, et les détails du courriel (expéditeur, date, objet) sont conservés avec le fichier comme pièce justificative.The banner adds a Namaca address to its distribution list, or you forward its emails. No folders to maintain, no files to rename: the attachment goes straight into a single inbox, and the email details (sender, date, subject) are kept with the file as supporting documentation.
courriel → pièce jointe → boîte de réception unique · détails du courriel conservésemail → attachment → single inbox · email details keptLe fichier s'achemine tout seulThe file routes itself
Le numéro de client et le site inscrits dans l'en-tête du fichier indiquent à quelle pharmacie, à quelle section et à quel fournisseur Xero il se rattache. On ne se fie jamais au nom du fichier ni au dossier : les deux sont trop souvent erronés. Un code qui n'est pas encore configuré met le fichier en attente; rien n'est laissé au hasard.The client number and site in the file's header tell us which pharmacy, which section and which Xero supplier it belongs to. We never rely on the file name or the folder: both are wrong too often. A code that isn't set up yet puts the file on hold; nothing is left to chance.
en-tête → pharmacie · section · fournisseurheader → pharmacy · section · supplierValidation avant la première écritureValidation before the first entry
Chaque document doit concorder avec son total, au cent près. Chaque compte du fichier doit exister dans votre plan comptable Xero actuel, être actif et ne pas être un compte bancaire. On vérifie aussi les options de suivi, le fournisseur et les documents déjà présents dans Xero. Un fichier déjà traité, même transféré une deuxième fois, est écarté : rien n'est comptabilisé.Every document must balance to its total, to the cent. Every account in the file must exist in your current Xero chart of accounts, be active and not be a bank account. We also check tracking options, the supplier and documents already in Xero. A file already processed, even if forwarded a second time, is set aside: nothing is posted.
total au cent près · plan comptable actuel · suivi · fournisseur · doublonstotal to the cent · current chart · tracking · supplier · duplicatesComptabilisation dans XeroPosting to Xero
Les factures et notes de crédit sont créées avec le compte de grand livre de chaque ligne, les taxes (TPS, TVQ) dans les comptes prévus et la section comme catégorie de suivi. Pour l'avis de prélèvement, chaque facture impayée est réglée au montant brut, les notes de crédit sont remboursées et l'escompte est comptabilisé en note de crédit : le mouvement net au compte bancaire correspond au prélèvement réel, au cent près.Invoices and credit notes are created with each line's ledger code, taxes (GST, QST) in the intended accounts and the section as a tracking category. On the debit advice, each open invoice is settled at gross, credits are refunded and the discount becomes a credit note: the net bank movement equals the actual debit, to the cent.
factures · notes de crédit · paiements · escompte → net à la banqueinvoices · credit notes · payments · discount → net to bankUn rapport par fichier, en françaisOne report per file, in plain language
La pharmacie, votre cabinet ou les deux reçoivent un courriel dont l'objet annonce déjà le résultat : « 36/36 enregistrés, aucune exception » ou « bloqué, rien enregistré, voir la raison ». Le rapport énumère chaque document avec un lien direct vers Xero et explique chaque exception en termes simples : ce qui s'est passé, l'effet sur le grand livre, quoi faire. Un classeur Excel est joint.The pharmacy, your firm or both receive an email whose subject already states the outcome: "36/36 recorded, no exceptions" or "blocked, nothing recorded, see why". The report names every document with its direct link into Xero and explains each exception in plain words: what happened, what it means for the ledger, what to do. Excel workbook attached.
objet = résultat · lien Xero par document · exceptions expliquées · .xlsxsubject = outcome · Xero link per document · exceptions explained · .xlsxExemples de rapports (pharmacies anonymisées)Report examples (pharmacies anonymized)
Familiprix — Pharmacie A — CFIMPORT.001 (Factures) — 36/36 enregistrés — aucune exception
36 documents · total du fichier = total Xero · 0 exception · classeur .xlsx joint36 documents · file total = Xero total · 0 exceptions · .xlsx attached
Familiprix — Pharmacie B — CFIMPORT.002 (Factures) — bloqué, rien enregistré — voir la raison
Raison. Le compte 9999 utilisé dans ce fichier n'existe pas dans votre plan comptable Xero. Créez-le ou demandez à la bannière de corriger le mappage, puis relancez le traitement du fichier. Rien n'a été enregistré. Reason. Account 9999 used in this file does not exist in your Xero chart of accounts. Create it, or have the banner correct the mapping, then reprocess the file. Nothing was recorded.
ContrôleControl
Aucune intervention au quotidien.
Toujours sous contrôle.
No hands-on work day to day.
Always under control.
Chaque pharmacie choisit son degré d'automatisation et peut le modifier en tout temps. Six garde-fous s'appliquent toujours, dans l'ordre, et chacun peut arrêter le fichier avant la première écriture. Each pharmacy chooses how much to automate and can change it at any time. Six safeguards always apply, in order, and each one can stop the file before the first entry.
RévisionReview
Le système lit les fichiers, les valide et produit un rapport. Rien n'est enregistré dans Xero. Toutes les pharmacies commencent ici : une semaine en parallèle avec votre façon de faire actuelle, pour comparer.The system reads the files, checks them and produces a report. Nothing is recorded in Xero. Every pharmacy starts here: one week alongside your current process, to compare.
BrouillonDraft
Les documents sont créés à l'état de brouillon dans Xero. Vous les approuvez directement dans Xero, par lot, en un clic.Documents are created as drafts in Xero. You approve them in Xero itself, in batches, with one click.
AutoriséAuthorized
Les documents sont créés et autorisés automatiquement. Le rapport vous indique ce qui a été fait; les exceptions sont bloquées avant toute écriture.Documents are created and authorized automatically. The report tells you what was done; exceptions are blocked before any entry.
Les six garde-fous, dans l'ordre.The six safeguards, in order.
DoublonDuplicate
Un fichier déjà traité, même sous un autre nom ou dans un deuxième courriel, est reconnu par son contenu et écarté. Rien n'est comptabilisé deux fois.A file already processed, even under another name or in a second email, is recognized by its content and set aside. Nothing posts twice.
Client ou site inconnuUnknown client or site
Un numéro de client ou un site qui n'est pas encore configuré met le fichier en attente. Le système n'attribue jamais un fichier à une pharmacie au hasard.A client number or site that isn't set up yet puts the file on hold. The system never assigns a file to a pharmacy by guesswork.
Total qui ne concorde pasTotal that doesn't balance
Un document dont la somme des lignes ne correspond pas au total bloque le fichier avant toute écriture; le rapport l'indique pour que vous puissiez le signaler à la bannière.A document whose lines don't add up to its total stops the file before any entry, and the report names it so you can flag it to the banner.
Compte absent, archivé ou bancaireMissing, archived or bank account
Chaque compte est vérifié dans votre plan comptable Xero actuel, pas dans une copie. Un compte manquant bloque le fichier; le rapport précise lequel et quoi faire.Every account is checked against your current Xero chart of accounts, not a copy. A missing account blocks the file; the report says which one, and what to do.
Mappage non confirméUnconfirmed mapping
Tant que le mappage d'une pharmacie n'a pas été confirmé par écrit lors de la mise en place, rien n'est comptabilisé sans supervision, quel que soit le mode choisi.Until a pharmacy's mapping has been confirmed in writing at onboarding, nothing posts without supervision, whatever mode is chosen.
Exception au contrôle préalablePre-flight exception
Toute exception relevée au contrôle préalable retient le lot au complet, même en mode autorisé. On peut forcer le traitement, mais seulement à la main et de façon délibérée.Any exception found at pre-flight holds the entire batch, even in authorized mode. Processing can be forced, but only by hand and on purpose.
Cabinets comptablesAccounting firms
Conçu pour un cabinet qui fait la comptabilité de plusieurs pharmacies. Built for a firm that keeps the books of several pharmacies.
Le service est d'abord utilisé pour nos propres pharmacies clientes. Il a ensuite été adapté pour un cabinet qui tient les livres de plusieurs pharmacies Familiprix sur Xero : mêmes fichiers, mêmes règles, un rapport par fichier envoyé aux personnes de votre choix. The service is first used for our own pharmacy clients. It was then adapted for a firm that keeps the books of several Familiprix pharmacies on Xero: same files, same rules, one report per file sent to the people you choose.
Une seule boîteOne inbox
Toutes les pharmacies, une seule boîte de réceptionAll the pharmacies, one inbox
Chaque fichier est acheminé vers la bonne pharmacie selon son contenu. Personne n'a à classer ni à renommer quoi que ce soit, et un fichier reçu dans le mauvais courriel se retrouve quand même au bon endroit.Every file routes by its content to the right pharmacy. Nobody files, nobody renames, and a file that arrived in the wrong email still lands in the right place.
DestinatairesRecipients
Un rapport par fichier, envoyé à qui vous voulezOne report per file, to whoever you choose
La pharmacie, le cabinet ou les deux : les destinataires se définissent pour chaque pharmacie. Un objet de courriel qui annonce le résultat, un classeur en pièce jointe, un lien vers chaque document dans Xero.The pharmacy, the firm, both: recipients are set per pharmacy. A subject line that states the outcome, an attached workbook, a link to every document in Xero.
Fin de moisMonth-end
Le reclassement des taxes est inclusTax reclass included
Les taxes du fichier sont d'abord comptabilisées dans des comptes d'attente; en fin de mois, une écriture de journal les reclasse dans les comptes de TPS et de TVQ de Xero, pour que votre rapport de TPS/TVQ soit exact. Nous nous en chargeons chaque mois.The file's taxes are first posted to holding accounts; at month-end, a journal entry reclasses them to Xero's GST and QST accounts so your GST/QST report is right. We handle it every month.
Vos accèsYour access
Votre Xero, vos règlesYour Xero, your rules
Vous autorisez l'accès à votre organisation Xero et pouvez le révoquer en tout temps. Le mode (révision, brouillon, autorisé) se choisit pour chaque pharmacie. Ces fichiers ne contiennent aucun renseignement sur les patients : ce sont des factures de fournisseurs.You authorize access to your Xero organization and can revoke it at any time. The mode (review, draft, authorized) is chosen per pharmacy. These files contain no patient data: they are supplier invoices.
Mise en placeOnboarding
Quatre étapes, et une semaine en parallèle avant la première écriture. Four steps, and one week in parallel before the first entry.
Analyse des fichiers et formulaire de mappageFile analysis & mapping form
Nous analysons les fichiers déjà reçus (comptes utilisés, comptes absents de votre plan comptable, fournisseur) et remplissons avec vous le formulaire de correspondance de la bannière. Ainsi, les codes reçus dans le fichier sont déjà vos codes Xero.We analyze the files already received (accounts used, accounts missing from your chart, supplier) and fill out the banner's mapping form with you. That way, the codes in the file are already your Xero codes.
Connexion Xero et courrielXero and email connection
Vous donnez à Namaca l'accès à votre organisation Xero. La bannière ajoute notre adresse à sa liste d'envoi, ou vous créez une règle de transfert dans votre messagerie. C'est tout.You give Namaca access to your Xero organization. The banner adds our address to its distribution list, or you set up a forwarding rule in your email. That's it.
Une semaine en révisionOne week in review
Le service fonctionne en parallèle avec votre façon de faire actuelle, sans rien enregistrer. Vous comparez ses rapports avec les écritures que vous auriez passées, puis le mappage est confirmé par écrit.The service runs alongside your current process, writing nothing. You compare its reports to the entries you would have made, and the mapping is confirmed in writing.
Mise en serviceGo-live
Vous choisissez le mode brouillon ou autorisé pour chaque pharmacie, ainsi que les destinataires des rapports. Fini la ressaisie.You choose draft or authorized mode for each pharmacy, and who receives the reports. No more re-keying.
Questions fréquentesFAQ
Ce qu'on nous demande le plus souvent. What we get asked most often.
Faut-il changer quelque chose chez Familiprix ou dans Acomba?Do we have to change anything at Familiprix or in Acomba?
Que se passe-t-il quand un compte du fichier n'existe pas dans mon plan comptable Xero?What happens when an account in the file doesn't exist in my Xero chart?
Et si le même fichier arrive deux fois?What if the same file arrives twice?
La pharmacie a plusieurs numéros de client chez la bannière. Comment s'y retrouver?The pharmacy has several client numbers with the banner. How do you tell them apart?
L'avis de prélèvement arrive avant que les factures soient dans Xero. Que se passe-t-il?The debit advice arrives before the invoices are in Xero. What happens?
Qui approuve les écritures?Who approves the entries?
Ces fichiers contiennent-ils des renseignements sur les patients?Is there any patient information in these files?
Prochaine étapeNext step
Une démonstration avec vos propres fichiers, en trente minutes.A demonstration on your own files, in thirty minutes.
Familiprix, Acomba et Xero sont des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs. Namaca est un fournisseur de services indépendant, qui n'est affilié ni à la bannière Familiprix ni aux éditeurs d'Acomba et de Xero. Familiprix, Acomba and Xero are trademarks of their respective owners. Namaca is an independent service provider, not affiliated with the Familiprix banner or with the publishers of Acomba and Xero.