RéalisationsCase studies

Des systèmes déjà en place,
pas des promesses. Systems already running,
not promises.

Chacun des cas présentés ici est un système en fonction aujourd'hui dans une entreprise québécoise. Par souci de confidentialité, les clients ne sont pas nommés; les résultats viennent de traitements réels. Références et démonstrations en direct sur demande. Each case shown here is a system running today in a Quebec business. To protect confidentiality, clients are not named; results come from real processing runs. References and live demonstrations on request.

Pharmacie · Revenus et comptes clientsPharmacy · Revenue and receivables

Ventes quotidiennes comptabilisées automatiquementDaily sales, posted automatically

Le défiThe challenge

Chaque matin, un teneur de livres d'expérience passait des heures à répartir les ventes de la veille entre des dizaines d'assureurs, chacun avec son propre calendrier de paiement : paiements gouvernementaux aux deux semaines, troisième vendredi chez certains payeurs privés, décalages dus aux jours fériés. Every morning, an experienced bookkeeper spent hours splitting the previous day's sales across dozens of insurers, each with its own payment schedule: government payments every two weeks, the third Friday for some private payers, statutory holiday shifts.

Le systèmeThe system

Chaque matin, les données de vente de deux pharmacies (sur deux logiciels différents) sont transformées en un ensemble complet de documents comptables : une facture par assureur avec la bonne date de paiement prévue, ventes au comptant comptabilisées et marquées payées, journées négatives en notes de crédit, rabais appliqués. Tout est concilié au cent près avec la source avant d'être comptabilisé, et le traitement peut être relancé sans risque de doublon. Every morning, sales data from two pharmacies (on two different systems) is turned into a complete set of accounting documents: one invoice per insurer with the correct expected payment date, cash sales posted and marked paid, negative days as credit notes, discounts applied. Everything is reconciled to the cent against the source before it is posted, and the run can be restarted with no risk of duplicates.

Pharmacie · Comptes fournisseurs et prélèvementsPharmacy · Payables and debits

Fichiers de bannière comptabilisés dans Xero, sans saisieBanner files posted to Xero, no data entry

Le défiThe challenge

Chaque semaine, une bannière de pharmacies envoie par courriel ses fichiers Acomba à largeur fixe : factures et notes de crédit ventilées compte par compte, puis l'avis de prélèvement préautorisé. Dans Xero, tout devait être saisi à la main, avec les erreurs de ventilation, de taxes et de doublons que cela entraîne, multipliées par le nombre de pharmacies et de numéros de client. Every week, a pharmacy banner emails its fixed-width Acomba files: invoices and credit notes coded account by account, then the pre-authorized debit advice. In Xero, everything had to be entered by hand, with the coding, tax and duplicate errors that brings, multiplied by the number of pharmacies and client numbers.

Le systèmeThe system

Les courriels de la bannière arrivent dans une seule boîte de réception. Selon son contenu (numéro de client, site), chaque fichier est dirigé vers la bonne pharmacie, la bonne section et le bon fournisseur. Il est validé par rapport au plan comptable réel, concilié au cent près avant toute écriture, puis comptabilisé dans Xero avec la ventilation et les taxes du fichier. Un rapport en français suit par courriel, avec un lien direct vers chaque document. L'avis de prélèvement est appliqué aux factures impayées, pour que le mouvement bancaire net corresponde au montant réellement prélevé. The banner's emails arrive in a single inbox. Based on its content (client number, site), each file is sent to the right pharmacy, section and supplier. It is validated against the live chart of accounts, reconciled to the cent before anything is posted, then posted to Xero with the file's coding and taxes. A report follows by email, with a direct link to every document. The debit advice is applied to the unpaid invoices, so the net bank movement matches the amount actually debited.

Voir le service en détailSee the service in detail

Distribution · Comptes fournisseursDistribution · Payables

Factures de distributeur : téléchargées, extraites, comptabiliséesDistributor invoices: downloaded, extracted, posted

Le défiThe challenge

Des lots de factures PDF de plusieurs pages, envoyées par un distributeur pharmaceutique national, aux mises en page franchement difficiles à lire : décimales cachées sous les bordures de colonnes, colonnes de taxes fusionnées, trois modes de tarification par ligne, escomptes pour paiement anticipé à récupérer. Batches of multi-page PDF invoices sent by a national pharmaceutical distributor, with layouts that are genuinely hard to read: decimals hidden under column borders, merged tax columns, three pricing methods per line, early-payment discounts to recover.

Le systèmeThe system

Un navigateur automatisé récupère les PDF sur le portail du fournisseur, l'IA en extrait les données, puis les factures et notes de crédit sont créées en brouillon : articles d'inventaire ajoutés automatiquement, bon de commande en référence, PDF source joint à chaque document. Chaque document doit correspondre au total imprimé sur la facture; sinon, le lot est arrêté. An automated browser pulls the PDFs from the supplier portal, AI extracts the data, then the bills and credit notes are created as drafts: inventory items added automatically, purchase order referenced, source PDF attached to every document. Each document must match the total printed on the invoice; if not, the batch is stopped.

Plusieurs entités · Trésorerie et encaisseMulti-entity · Treasury and cash

Encaissements et avis de paiement bien appliquésReceipts and remittance advice applied correctly

Le défiThe challenge

Quatre formats d'avis de paiement selon la provenance : fichiers EDI à largeur fixe d'une bannière, avis de virement TEF en PDF d'un distributeur de produits de spécialité, rapports quotidiens des paiements au point de vente, exportations CSV et Excel. Chacun a ses propres règles pour les escomptes et les crédits. Four remittance advice formats, depending on the source: a banner's fixed-width EDI files, a specialty products distributor's EFT advice PDFs, daily point-of-sale payment reports, CSV and Excel exports. Each one has its own rules for discounts and credits.

Le systèmeThe system

Chaque format a son propre lecteur, qui alimente un moteur de rapprochement avec le grand livre réel : paiements appliqués au montant brut aux factures impayées, crédits remboursés, une note de crédit d'escompte par lot. Résultat : le mouvement bancaire net correspond au cent près au montant réellement débité. Les exceptions sont signalées, jamais devinées. Each format has its own reader, which feeds a matching engine against the actual general ledger: payments applied at gross to unpaid invoices, credits refunded, one discount credit note per batch. The result: the net bank movement matches the amount actually debited, to the cent. Exceptions are flagged, never guessed.

Réglementaire · Contrôles et analyseRegulatory · Controls and analysis

Prix réglementés et inventaire, comparés chaque moisRegulated pricing and inventory, cross-referenced monthly

Le défiThe challenge

La liste provinciale des médicaments (un PDF de plus de 1 000 pages) est mise à jour chaque mois : nouvelles inscriptions, changements de prix, retraits. Mesurer à la main l'effet sur la marge et l'inventaire, c'est tout simplement impossible. The provincial drug list (a 1,000+ page PDF) changes every month: new listings, price changes, delistings. Checking its effect on margin and inventory by hand is simply impossible.

Le systèmeThe system

L'IA lit le document, applique la formule de marge du grossiste (un pourcentage, avec plafond) et compare le résultat à l'inventaire réel de deux entités. Le tout produit un classeur d'écarts en plusieurs onglets : nouvelles inscriptions, changements de prix, articles hors liste, validation du plafond. S'ajoutent des conciliations d'inventaire physique qui recalculent les soldes du grand livre à la date du décompte. AI reads the document, applies the wholesaler's margin formula (a percentage, with a cap) and compares the result with two entities' actual inventory. The output is a multi-tab variance workbook: new listings, price changes, off-list items, cap validation. On top of that, physical count reconciliations recalculate general ledger balances to the count date.

Santé · Développement logiciel et conformitéHealthcare · Software and compliance

Agent IA pour patients, la conformité d'abordPatient-facing AI agent, compliance first

Le défiThe challenge

Un projet confié à une agence avait échoué : aucune approbation obligatoire du pharmacien, mots de passe et clés laissés dans le code, accès à la base de données sans authentification. Après examen, il fallait tout reconstruire, et cette fois, correctement. A project handed to an agency had failed: no required pharmacist approval, passwords and keys left in the code, database access with no authentication. After review, everything had to be rebuilt, and this time, properly.

Le systèmeThe system

Une application où un agent IA s'occupe des demandes de renouvellement des patients (clavardage web, texto, WhatsApp), des ordonnances reçues en photo et lues par l'IA, des paiements et de la livraison. Mais aucun médicament ne peut être délivré sans l'approbation du pharmacien : la base de données elle-même l'empêche. Consentement pensé pour la Loi 25, application bilingue, hébergée sur place. An application where an AI agent handles patient renewal requests (web chat, text, WhatsApp), prescriptions received as photos and read by AI, payments and delivery. But no medication can be dispensed without the pharmacist's approval: the database itself prevents it. Consent built with Law 25 in mind, bilingual application, hosted on-site.

Intelligence d'affaires · Tableaux de bord et donnéesBusiness intelligence · Dashboards and data

Des tableaux de bord qui alimentent la comptabilitéDashboards that feed the accounting

Le défiThe challenge

De beaux tableaux de bord, mais coupés de la comptabilité : les chiffres affichés ne correspondaient pas toujours à ce qui était réellement comptabilisé, et personne ne savait lesquels croire. Good-looking dashboards, cut off from the accounting: the numbers shown didn't always match what was actually posted, and nobody knew which ones to trust.

Le systèmeThe system

Des modèles Power BI et des flux planifiés mettent les données à jour chaque matin, du lundi au vendredi, et ces mêmes données servent directement aux écritures comptables. Un seul chiffre, vérifié, pour le tableau de bord comme pour le grand livre. Power BI models and scheduled flows refresh the data every morning, Monday to Friday, and that same data goes straight into the accounting entries. One verified number, for the dashboard and the general ledger alike.

Architecture : les flux principaux, construits deux foisArchitecture: the core flows, built twice

Chaque flux comptable principal existe en deux versions : un premier prototype monté rapidement sur une plateforme d'intégration, puis une version reconstruite directement sur l'API quand la vitesse, le coût ou le contrôle l'exigeaient. La preuve qu'on peut aller vite sans devenir prisonnier d'un outil. Every core accounting flow exists in two versions: a first prototype set up quickly on an integration platform, then a version rebuilt directly on the API when speed, cost or control required it. Proof that you can move fast without getting locked into a tool.

Et pour votre entreprise?And for your business?

La même mécanique, adaptée à vos documents et à vos payeurs.The same approach, adapted to your documents and your payers.

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